Privacy Policy
Last updated: 24 August 2025
This Privacy Policy explains how NextStep Poland Ahmad Jawad Rasooly (“we”, “us”, “our”) processes personal data when you use our website, contact us, or use our services. We comply with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and Polish data protection law.
1) Data Controller
NextStep Poland Ahmad Jawad Rasooly
ul. Reymonta 12/4, 75-706 Koszalin, Poland
NIP (Tax ID): 6692584479 · CEIDG
Email: info@nextsteppoland.pl
Phone: +48 883 732 702
2) How We Collect and Use Your Data
a) Website & contact forms
- Categories: identification data (name), contact details (email, phone), message contents, service interest.
- Source: provided directly by you via the contact form or email/phone.
- Purpose: to respond to enquiries, provide price quotes and deliver requested services.
- Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contract/contract), or Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in responding to enquiries).
- Retention: enquiry data is typically retained up to 12 months from last contact unless needed for contract performance, legal claims, or accounting duties.
b) Service delivery (language courses, document/relocation guidance, CV support)
- Categories: identification & contact data; information strictly necessary to perform the service (e.g., CV content, general info needed to explain official steps).
- Purpose: to perform the service you requested.
- Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract).
- Retention: as long as required to perform the contract and for statutory limitation periods; invoicing/accounting data may be kept for periods required by Polish law.
Important: We are not a law firm and do not provide legal advice or representation. We are not a job agency and do not intermediate job placements. Official applications are submitted by you directly to the relevant authorities.
c) Cookies and embedded services
- Essential cookies: needed for core site functionality; stored under Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interests) / ePrivacy rules.
- Non‑essential cookies/embeds: (e.g., Calendly widget) load only if you consent via our cookie banner. Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent).
- Analytics: Not used by default. If added in future, analytics will be disabled until you consent.
3) Recipients / Processors
We may share data with trusted providers as necessary to operate our services:
- Hosting/IT providers – to host our website and ensure availability and security.
- Formspree (contact form processor) – processes your form submissions so we can receive your message securely.
- Calendly (meeting scheduling, optional) – only if you consent to embeds; used to book consultations.
- Certified translators (on request) – if you ask us to arrange sworn translations.
- Accounting/bookkeeping – for invoicing and compliance with tax law.
These providers act as processors or independent recipients depending on context. We ensure appropriate safeguards are in place. Some providers may be located outside the EEA; where applicable, international transfers rely on valid mechanisms (e.g., adequacy decisions or standard contractual clauses).
4) Data Retention
- Enquiries: typically up to 12 months from last contact.
- Contractual/service data: for the duration of the service and statutory limitation periods.
- Accounting/tax records: according to Polish legal retention requirements.
- Cookies: according to their technical lifetime and your consent choices.
5) Your Rights
You have the following rights under the GDPR (subject to conditions/exceptions):
- Right of access to your data
- Right to rectification
- Right to erasure (“right to be forgotten”)
- Right to restriction of processing
- Right to data portability (for data processed under consent/contract and provided by you)
- Right to object (including to processing based on legitimate interests)
- Right to withdraw consent at any time (without affecting prior lawful processing)
- Right to lodge a complaint with a supervisory authority
Polish supervisory authority: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, Poland.
6) Security
We implement technical and organizational measures appropriate to the risk to protect personal data against unauthorized access, alteration, disclosure or destruction.
7) Cookies & Consent Management
On first visit, we display a cookie banner allowing you to Accept, Reject or Manage preferences. You can later change your choices via the “Cookie Settings” link in the footer. Non‑essential cookies/embeds (e.g., Calendly) are disabled until you opt in.
8) Changes to this Policy
We may update this Policy from time to time. The date at the top shows the latest version. Material changes will be highlighted on this page.
9) Contact
For privacy questions or to exercise your rights, contact:
Email: info@nextsteppoland.pl
Address: ul. Reymonta 12/4, 75-706 Koszalin, Poland
Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: 24 sierpnia 2025 r.
Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób NextStep Poland Ahmad Jawad Rasooly („my”, „nas”, „nasze”) przetwarza dane osobowe podczas korzystania z naszej strony, kontaktu z nami lub korzystania z naszych usług. Działamy zgodnie z RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych.
1) Administrator danych
NextStep Poland Ahmad Jawad Rasooly
ul. Reymonta 12/4, 75-706 Koszalin, Polska
NIP: 6692584479 · CEIDG
Email: info@nextsteppoland.pl
Tel.: +48 883 732 702
2) Jak zbieramy i wykorzystujemy dane
a) Strona internetowa i formularze kontaktowe
- Kategorie: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane kontaktowe (email, telefon), treść wiadomości, rodzaj usługi.
- Źródło: dane podane bezpośrednio przez Ciebie w formularzu, e‑mailu lub telefonicznie.
- Cel: odpowiedź na zapytania, przygotowanie oferty i świadczenie usług.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy/umowa) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – udzielanie odpowiedzi).
- Okres przechowywania: co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z realizacji umowy, dochodzenia roszczeń lub przepisów księgowych.
b) Realizacja usług (kursy językowe, wsparcie dokumentów/relokacji, wsparcie CV)
- Kategorie: dane identyfikacyjne i kontaktowe; informacje niezbędne do realizacji usługi (np. treść CV, dane konieczne do wyjaśnienia oficjalnych kroków).
- Cel: realizacja zamówionej usługi.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
- Okres przechowywania: przez czas trwania umowy oraz ustawowe okresy przedawnienia; dane księgowe – zgodnie z prawem polskim.
Ważne: Nie jesteśmy kancelarią prawną i nie udzielamy porad prawnych ani nie reprezentujemy klientów przed urzędami. Nie jesteśmy agencją zatrudnienia i nie pośredniczymy w znalezieniu pracy. Wnioski urzędowe składa Klient we własnym imieniu.
c) Pliki cookie i usługi osadzone
- Cookie niezbędne: wymagane do działania strony; przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO / przepisów ePrivacy.
- Cookie/usługi nieniezbędne: (np. widżet Calendly) ładują się wyłącznie za zgodą udzieloną w naszym banerze cookie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
- Analityka: domyślnie nieaktywna. Jeżeli w przyszłości zostanie wdrożona – będzie działać dopiero po Twojej zgodzie.
3) Odbiorcy / Podmioty przetwarzające
Możemy udostępniać dane zaufanym podmiotom w zakresie niezbędnym do świadczenia usług:
- Dostawcy hostingu/IT – utrzymanie strony, dostępność i bezpieczeństwo.
- Formspree (procesor formularza kontaktowego) – obsługa przesyłania wiadomości z formularza.
- Calendly (rezerwacja spotkań, opcjonalnie) – tylko za Twoją zgodą; do umawiania konsultacji.
- Tłumacze przysięgli (na życzenie) – jeśli poprosisz o organizację tłumaczeń przysięgłych.
- Księgowość – rozliczenia i obowiązki podatkowe.
Podmioty te działają jako podmioty przetwarzające lub niezależni odbiorcy – w zależności od kontekstu. Zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia. Część dostawców może mieć siedzibę poza EOG; ewentualne transfery danych odbywają się w oparciu o właściwe mechanizmy (np. decyzje adekwatności lub standardowe klauzule umowne).
4) Okresy przechowywania
- Zapytania: co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane umowne/usługowe: przez czas świadczenia usług i ustawowe okresy przedawnienia.
- Dokumenty księgowe/podatkowe: zgodnie z prawem polskim.
- Cookie: zgodnie z ich czasem życia i Twoimi ustawieniami zgód.
5) Twoje prawa
Przysługują Ci prawa wynikające z RODO (z zastrzeżeniem warunków/wyjątków):
- Prawo dostępu do danych
- Prawo do sprostowania
- Prawo do usunięcia danych („bycia zapomnianym”)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania
- Prawo do przenoszenia danych
- Prawo sprzeciwu
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie
- Prawo do złożenia skargi do UODO
Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa.
6) Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
7) Pliki cookie i zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner cookie umożliwiający Akceptację, Odrzucenie lub Zarządzanie preferencjami. W każdej chwili możesz zmienić wybór przez link „Cookie Settings” w stopce. Nieniezbędne cookie/usługi (np. Calendly) są nieaktywne, dopóki nie wyrazisz zgody.
8) Zmiany Polityki
Polityka może być okresowo aktualizowana. Data na górze wskazuje najnowszą wersję. O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie.
9) Kontakt
Email: info@nextsteppoland.pl
Adres: ul. Reymonta 12/4, 75-706 Koszalin, Polska